Hàng ngày mình vẫn nhận được khá nhiều câu hỏi. Có một số câu mình xóa luôn, một số câu mình trả lời ở mức độ tối thiểu, và một số câu mình rất vui lòng trả lời tường tận. Có một số người hỏi mình nhiều lần, qua một thời gian dài, mình vẫn sẵn lòng trả lời họ, nhưng một số người khác đến khoảng lần thứ ba là mình đã không muốn tiếp chuyện nữa. Sự khác biệt nằm ở đâu?
Mình tự biết việc tiếp cận một người không quen biết là không dễ dàng gì, bản thân mình hầu như không đủ dũng cảm để làm việc đó, nhưng cũng tự biết luôn đó là một việc cực kì cần thiết và là một kĩ năng quan trọng, nhất là với người muốn làm việc tự do (freelancer). Đọc tin nhắn và câu hỏi của các bạn giúp mình rút ra được nhiều điều về cách thức tiếp cận một người mà bạn muốn nhờ vả, hoặc chí ít là muốn có được một chút thời gian và sự chú ý của họ. Nhất là với những bạn trẻ đang dò dẫm tìm đường, việc kết nối với những người có kinh nghiệm hơn rất quan trọng, nhưng thường lại không được làm một cách chuyên nghiệp để truyền tải ấn tượng tốt. Ngẫm nghĩ về những câu hỏi hay yêu cầu mà mình nhận được cũng rất có ích cho bản thân mình để áp dụng khi muốn lân la làm quen hay kết nối với người khác.
Hôm trước mình nhận được một email. Mình sẽ phân tích email đó từ góc độ của người nhận để rút kinh nghiệm, tại sao mình đọc xong không muốn trả lời, và làm thế nào để với cùng thông tin, cùng câu hỏi, cùng yêu cầu, mà bạn có thể thay đổi cảm giác đó ở người đọc, để người ta muốn trả lời bạn và chia sẻ kinh nghiệm của họ với bạn.
“Chào chị, hiện e là sinh viên năm nhất và e đang tìm kiếm một công việc tại nhà nhưng quanh em chưa có ai làm công việc này nên e không biết nhiều thông tin lắm và cũng có phần sợ vì chưa có làm khi nào, liệu chị có thể giúp e giải đáp một số thắc mắc không ạ. Chị đã bao giờ làm việc trên vlance chưa và chị thấy việc có ổn va an toàn k ạ, phương thức thanh toán như thế nào ạ. E cảm ơn chị nhiều.”
Điều đầu tiên hiện lên trong đầu mình sau khi đọc email này là tại sao bạn ý có email cá nhân của mình. Cảm giác đường đột như một người lạ vào nhà mình mà không gõ cửa.
Thay đổi: Khi liên hệ với một người lạ, bạn nên nói cho họ biết sự kết nối giữa bạn với người đó. Em đọc được bài viết của chị, em có được email của chị từ abc xyz. Tốt nhất là bạn nêu tên một người bạn chung, để người đấy cảm thấy sự liên quan giữa bạn và họ. Hoặc chí ít nên nói ra tại sao bạn liên hệ với họ, vì họ là người có nhiều kinh nghiệm trong công việc bạn muốn làm (em biết chị đã làm việc tự do nhiều năm nay), hay họ có thể có câu trả lời cho thắc mắc của bạn (mình thấy bạn đã làm hồ sơ định cư Canada thành công). Khi một chữ “Tại sao?” (tại sao lại liên lạc với tôi?) to tướng treo lơ lửng trên đầu người đọc mà không được giải đáp, rất khó để họ muốn dành thời gian trả lời bạn.
Điều thứ hai đập vào mắt mình là ‘e’ thay vì ‘em’, ‘k’ thay vì ‘không’. Nói chung mình rất dị ứng với các thể loại viết tắt, viết không dấu, viết sai chính tả, sai cách trình bày như dấu cách trước chấm phẩy, ba chấm than, hoặc kết thúc câu bằng ba chấm.
Thay đổi: Nếu bạn không tôn trọng thời gian của người đọc bằng cách trình bày thông điệp của mình cho tử tế, thì bạn cũng không nên kì vọng là họ sẽ bỏ thời gian ra để nói chuyện với bạn. Những lý do kiểu như dùng điện thoại nên gõ không có dấu hoàn toàn không hợp lý.
Điều thứ ba, bạn này có giới thiệu một chút về bản thân, nêu ra vấn đề và yêu cầu của bạn dành cho mình là ‘giải đáp thắc mắc’. Phần lớn những người gửi tin nhắn hay liên lạc với mình đều viết theo cấu trúc này. Tuy nhiên, các thắc mắc phần lớn rơi vào các nhóm sau:
– Thông tin cơ bản có sẵn trên mạng, chỉ cần google là ra, hỏi do lười đọc, hoặc chưa đọc đã hỏi loại này tất nhiên mình không muốn trả lời
– Thông tin không liên quan gì đến mình, kiểu như ‘nếu có con nhỏ 4 tháng tuổi sang Canada sẽ gặp những khó khăn gì?’ loại này mình không có khả năng trả lời
– Thông tin quá cụ thể cho trường hợp của họ, ví dụ như nếu muốn nhận con nuôi rồi mang sang Canada thì làm thế nào cái này mình cũng chịu
Trong email trên, em sinh viên năm thứ nhất này mắc phải hầu hết các lỗi trên.
– Chị đã bao giờ làm trên vlance chưa? thông tin không liên quan đến mình, vì nếu mình chưa làm thì chẳng có gì để nói
– Chị thấy việc có ổn và an toàn không ạ? thông tin quá chung chung, ‘ổn và an toàn’ là khái niệm rất mơ hồ, đối với người này thì có, với người khác có thể là không
– Phương thức thanh toán thế nào ạ? thông tin có sẵn trên mạng, chỉ cần đọc là thấy, thể hiện rằng bạn này chưa chịu tự đọc đã hỏi.
Vậy câu hỏi như thế nào thì sẽ dễ nhận được câu trả lời:
– Không phải thông tin cơ bản, không có sẵn trên mạng, thể hiện được rằng bạn đã lục lọi các nguồn có thể nhưng vẫn không tìm được câu trả lời
– Cụ thể với trường hợp của bạn, không phải chung chung
– Phù hợp với người được hỏi, tức là chỉ có người đó mới cho bạn câu trả lời bạn muốn, hoặc người đó có trải nghiệm đặc biệt phù hợp với câu hỏi của bạn.
Ví dụ trong trường hợp của email trên, những câu hỏi như thế này thì có thể mình sẽ dành rất nhiều thời gian và không tiếc công sức bỏ ra để chỉ dẫn, thậm chí trao đổi thư từ nhiều lần và hướng dẫn chi tiết:
– Em muốn tìm các công việc liên quan đến dịch thuật, em đã tìm được các trang abc xyz, em đã xem review và thấy họ khá uy tín (yêu cầu cụ thể, người viết tỏ ra đã bỏ công sức tìm hiểu) nhưng em mới làm nên không biết làm thế nào để tìm được khách hàng. Chị có thể chia sẻ lúc chị mới bắt đầu thì làm thế nào được không? (cụ thể vào trải nghiệm của mình, không thể tìm được thông tin này ở chỗ nào khác)
– Em đã thử làm một vài dự án, nhưng bị ép giá, em nên làm thế nào để giảm thiểu nguy cơ bị khách hàng xù tiền? Chị gợi ý cho em vài từ khóa để em tự tìm đọc thêm được không? (không trông mong là mình sẽ cầm tay chỉ việc, mà chỉ xin hướng dẫn và gợi ý để tự làm tiếp, mình rất có thiện cảm với những người như vậy).
– Em thấy có khá nhiều công ty/trang web như abc xyz (thể hiện đã bỏ công tìm hiểu), nhưng không rõ họ làm việc có uy tín không. Chị hay tìm việc ở những trang web nào? Có những hội nhóm nào trên Facebook em có thể tham gia nếu em muốn làm công việc dịch thuật? (mình chỉ làm freelance về mảng dịch, nên nếu em này muốn hỏi về copy writer hay thiết kế là không thuộc khả năng của mình rồi).
Cuối cùng, dĩ nhiên là nên chốt lại bằng một câu cảm ơn. Có khá nhiều người sau khi mình trả lời thì đáp lại một câu cụt lủn ‘ok’, hoặc ‘uh’, rồi không nói thêm gì nữa. Những người đấy nếu muốn hỏi gì tiếp lần sau thì chắc chắn là mình không hào hứng rồi.
Và cũng đừng lòng vòng. Có người nhắn tin cho mình, “Hình như bạn có chia sẻ trên Facebook rằng thì là mà….” Mặc dù mình hiểu mỗi người có cách giao tiếp khác nhau, nhưng mình thật không có kiên nhẫn với kiểu “hình như”, nên đành hỏi lại “Bạn đặt câu hỏi tu từ à?”. Tương tự với việc “bạn có thể trả lời thắc mắc của mình được không?”, xong không nói gì nữa. Tốt nhất là cứ nêu ra thắc mắc, nếu họ trả lời được thì họ sẽ trả lời, còn không thì thôi, không nên để họ phải hỏi lại “thắc mắc của bạn là gì?”. Thường những trường hợp như thế mình cũng không muốn trả lời lại.
Leave a Reply